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EL PROCESO DE COMUNICACIONES Y EL LIBRO DE NOVEDADES

Enlace permanente 19 de Mayo, 2011, 15:25

QUÉ ES LA COMUNICACIÓN

 

Tradicionalmente, la comunicación se ha definido como "el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales".

Todas las formas de comunicación requieren un emisor, un mensaje y un receptor. En el proceso comunicativo, la información es incluida por el emisor en un paquete y canalizada hacia el receptor a través del medio. Una vez recibido, el receptor decodifica el mensaje y proporciona una respuesta.

 

PROCESO DE LA COMUNICACIÓN

 

La comunicación es un proceso porque se compone de múltiples componentes y requiere de un orden, por tal motivo adquiere su interpretación de proceso dinámico. El proceso de la comunicación se usa para relacionarnos con los demás de distintas formas.  

Se requieren ocho pasos para realizar el Proceso de Comunicación efectivamente, sin importar si éste se realiza utilizando el habla, señales manuales, imágenes ilustradas o cualquier otro medio de comunicación o tipo de lenguaje. Estos pasos son:

1.      Desarrollo de una idea.- Este primer paso es el que le da sentido a la comunicación, puesto que primero se debe reflexionar y desarrollar la idea que se desea transmitir con determinada intención, si esto no existiera la comunicación no tendría caso.

2.      Codificación.- El segundo paso consiste en codificar o cifrar el mensaje, es decir, ponerlo en un código común para emisor y receptor: palabras (de un idioma común), gráficas u otros símbolos conocidos por ambos interlocutores. En este momento se elige también el tipo de lenguaje que se utilizará: oral, escrito, gráfico, mímico, etc. y el formato específico: oficio, circular, memorándum, póster, folleto, llamada telefónica, dibujo, video, etc.

3.      Transmisión.- Una vez desarrollado y elaborado el mensaje, se transmite en el lenguaje, formato y código seleccionado, enviándolo a través de un Canal o vehículo de transmisión, eligiendo el canal más adecuado, que no tenga barreras y previniendo o controlando las interferencias.

4.      Recepción.- El paso anterior permite a otra persona recibir el mensaje a través de un Canal de recepción; los canales naturales de recepción son los órganos de los sentidos: vista, oído, olfato, tacto y gusto. Entre más órganos sensoriales intervengan en la recepción, mejor se recibirá el mensaje, pero esto no es una garantía; el receptor debe estar dispuesto a recibir el mensaje, para que éste llegue más fácilmente. Si el receptor no funciona bien, o pone una barrera mental, el mensaje se pierde.

5.      Descifrado o Decodificación.- En este paso del proceso el receptor descifra el mensaje, lo decodifica e interpreta, logrando crear o más bien reconstruir una idea del mensaje. Si esa idea es equivalente a lo que transmitió el emisor se puede lograr la comprensión del mismo.

6.      Aceptación.- Una vez que el mensaje ha sido recibido, descifrado e interpretado, entonces viene la oportunidad de aceptarlo o rechazarlo, lo cual constituye el sexto paso. La aceptación es una decisión personal que admite grados y depende de la forma en que fue percibido el mensaje, la apreciación que se hace de su exactitud, la opinión previa o prejuicio que se tenga sobre el mismo, la autoridad del emisor y las propias creencias y valores del receptor y sus implicaciones. Si el mensaje es aceptado, entonces se logra el efecto deseado y el verdadero establecimiento de la comunicación.

7.      Uso.- Este es el paso decisivo de acción, la reacción que se logra en el receptor y el uso que él le da a la información contenida en el mensaje recibido.

8.      Retroalimentación.- La retroalimentación es el paso final que cierra el circuito con la respuesta del receptor, que en este momento toma el papel de emisor, estableciendo así una interacción bilateral: la Comunicación en Dos Direcciones. Si la retroalimentación no se diera, entonces la comunicación no se estableció plenamente y sólo se quedó a nivel unilateral como información.  Retroalimentación es el término que se utiliza precisamente para llamar a la información recurrente o información de regreso, y es muy necesaria porque es la que indica al emisor si el mensaje fue recibido, si fue bien interpretado, si se aceptó y utilizó. Cuando la comunicación es completa, ambos interlocutores estarán más satisfechos, se evitará la frustración y se podrá acordar mejor la relación personal o laboral que se tenga, mejorando consecuentemente los resultados de la relación.

 

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

 

1.      Emisor: Sujeto que inicia,  promueve o mantiene la comunicación, a partir de la percepción, el desciframiento, la interpretación y la codificación de la información que transforma en mensajes.

2.      Mensaje encodificado: Contenido convertido en formas transmisibles tales como  expresiones orales o escritas,  música, gestos por parte del emisor.

3.      Acto ilocucionario: Propósito que persigue el emisor al enviar o presentar su mensaje.

4.      Mensaje decodificado: Contenido convertido por el receptor en signos o en formas entendibles.

5.      Medios o canal: Vehículos para transportar y distribuir los  mensajes a través de canales naturales o artificiales (televisión, libro, radio, cine).

6.      Receptor: Sujeto que recibe, utiliza o continúa el proceso comunicativo mediante la percepción, el desciframiento, la interpretación y la decodificación del mensaje, para responder al mensaje inicial o reaccionar ante él.

7.      Código: conjunto de signos convencionales. Por ejemplo,  el código lingüístico que para este caso es el idioma español.

8.      Acto locucionario: Está constituido por el mensaje y el código. Incluye el componente fonético, el léxico, el sintáctico y el semántico. No sólo basta con el conocimiento del código,  sino también hay que considerar  la competencia para manejarlo, la cual se demuestra  en la capacidad para interpretar y producir mensajes.

9.      Acto perlocucionario: Es un acto no lingüístico, representado por el efecto o consecuencias que producen en el receptor el acto ilocucionario y el locucionario. Este efecto (satisfacción, miedo, duda, admiración, etc.) está determinado por condiciones particulares del receptor, como motivaciones,  valores, ideología, perspectiva del mundo circundante. Por ejemplo, el acto ilocutorio de adular puede producir el efecto perlocutorio de agradar para algunos receptores y para otros, el acto perlocutorio de desagradar.

10.  Contexto: Circunstancias que rodean el momento específico de la comunicación (tiempo, lugar,  medio histórico o sociocultural).

11.  Retroalimentación: Respuesta o motor de la interacción.

12.  Referente: Objeto al que hace alusión el mensaje, realidad a la cual hace referencia la comunicación.

 

TIPOS DE COMUNICACIÓN

 

1.      La comunicación intrapersonal: es un proceso de reflexión y no sale del ámbito privado porque no sale de la propia persona (diálogo con el mismo).

2.      La comunicación interpersonal: la comunicación entre dos individuos. Se utilizan los cinco sentidos. Casi siempre se produce un FREED-BACK inmediato.

3.      La comunicación colectiva: se produce entre una persona y un grupo o entre dos grupos de personas. La comunicación colectiva mantiene características de la comunicación interpersonal: boca- oreja. Tiene además implicaciones psicológicas y sociológicas. Separación individual/colectivo, personal social,....Diferencias en función de tus relaciones con la colectividad.

4.      Comunicación de masas: es el más habitual hoy día. Tiende a la individualización. Es heterogenia y anónima. Incide en la rapidez de la comunicación pero el grado de recuerdo de la comunicación es muy poco.

 

LIBRO DE NOVEDADES

 

Para hacer un uso correcto del Libro de Novedades, se deben seguir los procedimientos siguientes:

  1. Deben escribirse todas las novedades ocurridas durante el turno de servicio.

  2. Se escribirán de acuerdo al orden de entrada, con letra clara y sin borrones ni manchones.

  3. Se mencionara la hora en que se tiene conocimiento de la novedad, usando el sistema horario de 24 horas (de las 0:00 a las 24:00 Horas).

  4. Las Novedades deben escribirse seguidas, renglón tras renglón, sin dejar espacios en blanco ni páginas sin escribir

  5. Todas las novedades van seguidas una de otra, no se permite escribir sobre las novedades ya transcritas. 

  6. La tinta con que se escriban las novedades debe ser color negro, no se permitirá otro color.

  7. El día en que se recibe el turno debe de escribirse después de la última novedad del día anterior, el funcionario saliente firma entregando conforme y el entrante firma recibiendo conforme. –

  8. De existir anormalidades en el turno y el funcionario entrante considera que no puede recibir el turno conforme, deberá de inmediato reportarlo a su Superior, para que este se encargue de solucionar el problema surgido.   

  9. En los puestos donde se necesite llevar control de entrada y salida de equipo, el funcionario consignara en su Libro cuando entre o salga equipo o material, la cantidad y quien lo autoriza, para esto deberá tener el reporte de que persona puede autorizar la entrada o salida de equipo, de no tenerla no se puede permitir que se ingrese o retire el equipo.

  10. El funcionario que sea informado de cualquier novedad de parte del personal que labora en el puesto donde se da la vigilancia, debe de pedirle la identificación al que reporta y de ser posible que le escriba la novedad en el Libro y que firme como responsable de tal información.

  11. El funcionario solo agregara la fecha, hora y el nombre e identificación de la persona que hace el reporte de la novedad.   

En el caso de que no este seguro el funcionario de cómo consignar una novedad de forma correcta, se debe de asesorar de su Superior inmediato, el cual le dirá la forma correcta para el uso del Libro de Novedades.  

 

Material Bibliográfico y fuentes recomendadas

Ferrer, Eulalio (1997). Información y comunicación. México, Fondo de Cultura Económica.
Berlo, David K. (1996). El proceso de la comunicación. México, El Ateneo.
Guajardo, Horacio (1986). Teoría de la comunicación social. México, Ediciones Gernika.
Vander, James (1990). Manual de psicología social. México, Paidós.

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